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湖北大学知行学院档案实体分类实施办法(修订)


第一部分 编制说明

    一、编制目的

为了使我校档案工作适应现代化管理的需要,统一我校档案实体分类、编号、排架、检索的标准和规范,根据国家教育部《高等学校档案实体分类法》精神,结合我校档案工作实际情况,特制定本办法。

    二、标准原则

(一)我校档案分类以学校全部档案为对象,按照档案形成的领域范畴,将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。

(二)在充分反映档案的形成规律和内容、特点的前提下,确定统一的实体分类体系,把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起。

(三)类目设置必须有相对稳定性,不受偶然因素、短期行为的影响,在较长时期内不随意改变。

(四)类目排列、档号结构的确定严格按从总到分,从一般到具体的原则划分。各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致。下位类别的外延之和,等于上位类别的外延。同位类目之间界限清楚,不互相交叉和包容。

    三、类目设置

(一)一级类目的划分与标识  

一级类目是我校档案实体分类的最高层位。一级类目的标识,采用类目名称主词的汉语拼音的第一字母组合而成,如”XZ”即“XingZheng”(行政)的简称。根据我校档案产生的领域和范畴,结合档案记述的内容性质,确定为十二个一级类目,其标识符号、名称和主要内容如下:

1DQ 党群 主要包括党群部门在工作中形成的文件材料。

2XZ 行政 主要包括行政职能部门(教务、科研、开发、基建、设备、外事、财务等部门除外)在工作中形成的文件材料。

3JX 教学 主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

4KY 科研 主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。

5JJ 基本建设 主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

6SB 仪器设备 主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

7CB 出版 主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。

8WS 外事 主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。

9CK 财会 主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

10SX 声像 主要包括各项活动中形成的具有参考价值和凭证作用的照片、音频、视频等影像资料。

11SW 实物 主要包括有保存价值的实物,如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及学校发展中有纪念意义的物品及其他有保存价值的实物等。

12QT 其他 不在以上类目的档案材料。

(二)二级类目、三级类目的设置和标识

二级类目、三级类目分别是对前级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点,结合档案记述和反映的内容性质进行设置。我校二级类目、三级类目设置的标准详见主表,各立档单位不得随意变动。

二级类目、三级类目的标识,一般采用“双位制如:“综合”为“11”,其余依次为1213~99,但10 20······等带“0”的数字不用。

    四、档号的编制

档号是存取档案的代号和排架的依据,必须反映我校档案的分类体系和物理位置。

(一)档号编制的原则:

档号编制必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求,所有档案均不得重号;方便插取,使其有充分扩展的余地;不得随意变动;能适应计算机管理的需要,发挥排架、检索的双向功能。

(二)档号结构、模式和标识:

1、档号结构

档号由年度号、分类号、案卷号三个部分组成。

年度号由四位阿拉伯数字组成。

分类号是档号的主体,我校档案的分类号一般由一、二级类目代号组成(部分档案的分类号由一、二、三级类目代号组成)。例如:“党委会议记录”的分类号,由一、二级类目组成为“DQ11”。

案卷号是所选择的分类号中最下位类目的顺序编码。

2、档号的模式

本办法规定为:年度号+分类号+案卷号。

如果有多个全宗,应在年度号前加全宗号。

3、档号的标识

采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、案卷号之间用连接符号“—”连接。

关于声像载体档案的处理

声像载体档案主要包括学校在教学、科研及党政管理等工作中形成的照片(底片)、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的文件材料。它与纸质载体的文件材料同为学校档案的重要组成部分。

声像载体档案档号模式为:年度号+声像档案代号(SX+载体代号(代码)+内容代号(代码)+保管单位号。

保管单位是声像载体档案最低限度的数量词,可以是卷、册、盒,也可以是张、件。

第二部分  主表

主表由类目、标识符号、注释等组成。

一、DQ党群

11、党务综合

12、纪检

13、组织

14、宣传教育(学生思想政治工作材料入此)

15、统战(民主党派材料入此)

16、工会(妇女工作材料入此)

17、团委(学生社团材料入此)

二、XZ行政

11、行政综合(学校评估、教代会、职代会、院史等综合材料入此)

12、人事(师资工作材料入此)

13、监察审计

14、武装保卫(军训材料入此)

15、后勤(房产、水电管理工作、爱国卫生、公费医疗、保健、计划生育工作、校园绿化工作、车辆工作、环保工作、维修工作、膳食管理工作、通信工作等材料入此)

16、档案、图书、文博

17、发展规划

18、各系、部、处中心工作

三、JX 教学工作

11、综合(学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此)

12、学科与实验室建设(专业设置材料入此)

13、招生

14、学籍管理(学生奖惩材料入此)

15、课堂教学与教学实践

16、学位工作

17、毕业生工作(毕业生信息反馈材料入此)

18、教材建设

19、继续教育

四、KY科研

11、综合(科研经费管理、学术活动材料入此)

12、项目

13、专利

五、JJ基建

11、综合  

12、工程项目

六、SB设备

11、综合  

12仪器设备

七、CB出版

11、综合  

12、出版物(报纸、刊物、书稿、音像)

八、WS外事

11、综合

12、出国(国际合作与会议材料入WS14

13、来校(国际合作与会议材料入WS14

14、国际合作与会议

15、外国留学生工作

九、CK财会

11、综合  

12、会计凭证  

13、会计帐薄  

14、会计报表

15、工资  

16、其他

十、SX声像

11、综合

12、照片类: 11党政类 12教学类 13科研类 14外事类 15出版类 16财会类 17 基建类 18仪器设备类 19人物类 21文体类 22历史类

13、录音类

14、录像类

15、幻灯片

16、磁盘

17、影视胶片

18、缩微胶片

19、光盘

SX13SX19的三级类目设置同SX12

十一、SW实物

11、奖励类  

12、礼品类

13、字画类

14、印鉴类

15、办公与生活用品类

十二、QT其他

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