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湖北大学知行学院档案移交工作评价指标体系(试行)

评价指标

评价内容

评价细则

评价依据与方式

档案文件鉴定、收集、移交

人员保障

(10分)

各部门(单位)指定兼职档案员1名,人员具有固定性,不得随意更换;如确需更换,应及时将人员变更信息向档案馆报备。(10分。无固定人员,扣5分;变更人员没有及时报备扣1分/次,扣分不超过5分。)

档案馆根据相关工作制度执行,采用百分制打分方式。

价值鉴定

(20分)

根据《湖北大学知行学院档案制度汇编》中各部门(单位)归档范围的具体要求,移交具有保存利用价值的文件材料。(20分。经甄别鉴定,确认移交材料毫无价值,扣1分/件, 扣分不超过20分。)

载体形式

(20分)

移交的文件材料必须是办理完毕的原始材料(原件),完整、齐全、真实、文字清晰,不得移交传真件、铅笔字等不利于长久保存的书写材料。(10分。移交材料中不是原件者,扣1分/件,扣分不超过10分。)

不移交重复件。(3分。若有移交重复件者,扣0.5分/件,扣分不超过3分。)

文件中不留金属物、塑料等不利于长久保存的材料。(2分。移交文件材料中如发现留有金属、塑料等,扣0.5分/件,扣分不超过2分。)

有电子版的文件,需将电子版一并移交。(5分,如没有同步移交者,扣0.5分/件,扣分不超过5分。)

内容要素

(20分)

移交的文件材料,应以本部门(单位)产生的为主,对上级发来的文件,除少数直接针对本部门(单位)并要求执行的重要文件外,其余不需移交。(8分,不需要移交而移交者,酌情扣0.5分/件,扣分不超过8分。)

照片类要附有文字说明并上交光盘或上传电子图片;荣誉证书、奖牌、奖杯和对外交流活动的艺术品、纪念品、捐赠品等实物要附有文字说明。(12分,凡未按规定附文字说明,扣0.5分/件,扣分不超过12分。)

时间节点

(20分)

截止时间为每年6月30日。(15分。未及时或拖延移交者,酌情扣分,扣分不超过15分。)

科研、基建项目和专题性、成套性档案,在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。(5分。未及时或拖延移交者,酌情扣分,扣分不超过5分。)

移交手续

(10分)

移交时填写《文件材料移交清单》纸质版一式2份,1份由移交单位保存备查,另1份随案卷移交档案室,同时将电子版发至档案接收人员。(20分。未按标准模版规范填写者扣1~10分;未签名扣5分;无电子版扣5分。)

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