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湖北大学知行学院档案管理办法

第一章  总  则

第一条  为了加强我校档案工作,提高档案管理水平,充分发挥档案在教学、科研和党政管理等各项工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、国家教育部《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》和《湖北省档案管理条例》等规定,结合我校实际,制定本办法。

第二条  本办法所称的档案,是指我校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、电子、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条  我校档案工作接受上级档案行政部门在职责范围内的业务指导、监督和检查。

第四条  档案工作是学校重要的基础工作之一。学校各项工作应与档案工作实行“三纳入”、“四同步”,即纳入各部门的发展规划和工作计划,纳入管理制度,纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作时,同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第五条  我校档案属国家和学校所有。全校各部门及个人,均应遵守《中华人民共和国档案法》和本办法的规定,依法行使与档案事务有关的权利,履行应尽的义务。

第六条  我校档案工作由学校校长领导,由一名副校长具体分管档案工作。其主要职责是:

(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策,批准学校档案工作规章制度;

(二)将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展;

(三)建立健全与办学规模相适应的档案机构,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;

(四)研究决定我校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

第二章  机构设置与人员配备

第七条  我校档案机构为湖北大学知行学院档案馆(简称“档案馆”)。档案馆是保存和提供利用学校档案的专门机构,应当具备符合要求的档案库房和管理设施。

需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案,可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是学校档案馆的分支机构。

第八条  档案馆的管理职责是:

(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作;

(二)拟订学校档案工作规章制度,并负责贯彻落实;

(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案;

(四)编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源;

(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

(六)开展档案的开放和利用工作;

(七)开展学校档案工作人员的业务培训;

(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;

(九)开展国内外档案学术研究和交流活动。

第九条  档案馆配备负责人一名,专职档案员若干名,负责全校档案业务。校内各部门配备一名兼职档案员,负责本部门文件资料的收集、整理和移交工作以及与档案馆的日常联系。档案工作人员应当遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,严格保密,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。专(兼)职档案工作人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十条  全校各部门专(兼)职档案员工作职责:

(一)贯彻执行学校档案工作的政策和规定;

(二)负责制订本部门档案工作的规章制度、工作计划并组织实施;

(三)参加档案业务培训,并负责本部门各类文件材料的立卷归档工作;

(四)集中保管本部门档案,并按有关规定,向档案馆移交档案;

(五)负责本部门档案的完整、准确、系统、安全和保密。

第三章  档案管理

第十一条  建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作,明确岗位职责,强化责任意识,提高学校档案管理水平。

第十二条  对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是:

(一)党群类:主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

(二)行政类:主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

(三)教学类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

(四)科研类:按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[1987]6号)执行。

(五)基本建设类:按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号)执行。

(六)仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

(七)出版物类:主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

(八)外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

(九)财会类:按财政部国家档案局发布的《会计档案管理办法》(令第79号[2015])执行。

(十)声像类:主要包括在学校教学、科研、党政管理和其他重大活动中直接形成的具有保存价值的照片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体,以声像为主,并辅以文字说明的历史记录。

(十一)实物档案:主要包括领导题词、名人字画,学校各时期印鉴;省级以上获奖牌匾、荣誉证书等;外事活动中赠送的礼品及学校重大活动制作的各种纪念品。

(十二)其他类:不在以上类目,其他需要归档的文件材料。

第十三条  学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。学校各部门兼职档案员应当按照归档要求,组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门兼职档案员检查合格后向档案馆移交。

第十四条  归档的档案材料要求质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)执行。

第十五条  学校档案材料归档时间为:

(一)学校各行政部门在次学年6月底前归档;

(二)各院部等在次学年寒假前归档;

(三)科研类档案在项目完成后两个月内归档,基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

第十六条  档案馆对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

第十七条  档案馆按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,确定学校档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案,经有关部门鉴定并登记造册报校领导批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第十八条  档案馆采用先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案,应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。

第十九条  我校档案由档案馆保管。在国家需要时,档案馆应当提供所需的档案原件或者复制件。

第二十条  学校与其他部门分工协作完成的项目,档案馆至少保存一整套档案。协作部门除保存与自己承担任务有关的档案正本以外,应将复制件送交档案馆保存。

第二十一条  学校教职工个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料,按照规定及时归档,不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料,档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。

档案馆对于与学校有关的各种档案史料的征集,制定专门的制度和办法。

第二十二条  对所存档案和资料的保管情况定期检查,消除安全隐患,遇有特殊情况,立即向分管校长报告,及时处理。档案库房的技术管理工作,建立、健全有关规章制度,由专人负责。

第二十三条  认真执行档案统计年报制度,并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章  档案的利用与公布

第二十四条  按照国家有关规定公布档案。未经学校授权,其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者,不对外公布:

(一)涉及国家秘密的;

(二)涉及专利或者技术秘密的;

(三)涉及个人隐私的;

(四)档案形成部门规定限制利用的。

第二十五条  凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人,在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后,均可以利用已公布的档案。境外组织或者个人利用档案的,按照国家有关规定办理。

第二十六条  查阅、摘录、复制未开放的档案,应当经档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题,应当经档案形成单位或者本人同意,必要时报请分管校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,应当经学校保密工作部门批准。

第二十七条  档案馆提供利用的重要、珍贵档案,一般不提供原件。如有特殊需要,应当填写《湖北大学知行学院档案利用(借出)审批表》,经档案机构负责人批准。加盖档案馆公章的档案复制件,与原件具有同等效力。

第二十八条  档案开放设立专门的阅览室,并编制必要的检索工具,提供开放档案目录、全宗指南、档案室指南、计算机查询系统等,为社会利用档案创造便利条件。

第二十九条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。为社会利用档案创造便利条件,用于公益目的的,不得收取费用;用于个人或者商业目的的,可以按照有关规定合理收取费用。

会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案,档案馆应当无偿和优先提供。

第三十条  寄存在档案馆的档案,归寄存者所有。如果需要向社会提供利用,应当征得寄存者同意。

第三十一条  积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案,应当经档案形成单位同意,并报请分管校长批准。

第三十二条  采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等),积极开展档案宣传工作。在条件具备时,在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。

第五章  条件保障

第三十三条  我校档案工作所需经费,单独立项,列入学校预算,保证档案工作的需求。

第三十四条  存放涉密档案设有专门库房。学校要有计划地为档案馆配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第三十五条  设立专项经费,为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的软硬件设施,加快数字档案室建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。如计算机、复印机、照相机、档案柜、档案管理软件等。

第六章  奖励与处罚

第三十六条 各部门档案工作情况纳入学校绩效考核管理制度。

第三十七条  有下列行为之一的,学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

(一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

(三)涂改、伪造档案的;

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

(五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

(六)其他违反档案法律法规的行为。

第七章  附  则

第三十八条  学校机要文件的保密、利用、公布等工作,根据本办法的规定和精神,另行制定管理办法。

第三十九条 本办法自公布之日起施行,原《湖北大学知行学院档案管理办法》(院字[2010]22号)同时废止。

                                    湖北大学知行学院

                                     2019年4月1

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