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关于做好2019年度档案材料收集工作的通知

学校各单位(部门):

  为进一步做好学校档案材料收集归档工作,有效保护、利用档案资源,更好地服务学校中心工作,为学校各项工作提供全面详实的支撑材料,按照学校档案工作安排,根据《湖北大学知行学院档案管理办法》要求,请各单位(部门)在做好个人防疫安全的前提下,按照学校的归档范围统筹做好2019年度档案材料的收集整理工作,确保档案材料应收尽收和安全保管。现将档案材料的收集、整理、归档工作有关事宜通知如下:

一、归档范围

  各单位(部门)应交档案材料详见学校归档范围保管期限表(可查阅《档案管理制度汇编》或档案馆网页),如有问题,请及时与档案馆联系。

二、归档时间

  各单位(部门)在2020年7月10日前把应该归档的材料收集齐全、整理完毕后交至档案馆。如有特殊情况不能按时移交的,需出具书面说明,由单位负责人、分管校领导签字盖章。

三、归档要求

(一)各单位(部门)需指定专人(兼职档案员)负责本单位(部门)的档案归档工作。兼职档案员有变动的单位(部门),应及时将新兼职档案员名单及联系方式报档案馆,以便工作联络。

(二)档案收集、整理是档案工作的重要组成部分及关键环节,请各单位(部门)高度重视,按时收集整理,及时办理移交。

(三)如发现将在学校活动中形成的应当归档的档案文件材料据为己有,拒绝移交档案馆归档的单位或个人,学校将严格按《湖北大学知行学院档案管理办法》中有关档案管理违法违纪行为处分规定进行处理。

  (四)各单位(部门)归档的材料必须是已经办理完毕、有保存价值,不影响现有工作进行的原始材料,且不论何种载体(纸质、磁盘、光盘、磁盘等)、何种形式(文字、图片、视频、录像等),只要是有参考价值和保存价值的档案,一律应整理后移交至档案馆保管。

  (五)移交档案材料以学院、部门为单位,按年度时间顺序整理,归档材料应真实、完整、准确、系统。档案移交时除提交纸质版外(纸质目录一式两份,移交时归档单位、接收人签字后各执一份),还需提交电子版。    

      附:  湖北大学知行学院各单位兼职档案员名单 .doc

                             湖北大学知行学院档案馆

                                      二〇二〇年六月一日

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